Différentes entreprises utilisent aujourd'hui une variété d'approches de gestion pour assurer le bon fonctionnement de divers départements. La gestion des achats est un type de gestion dans lequel les biens et les services sont achetés auprès d'une entreprise ou d'une organisation différente.
À un certain moment au cours de son activité, toute organisation devra faire face à ce type de gestion. En d'autres termes, c'est la manière dont l'achat est effectué, ainsi que la planification du processus, qui garantiront que tout se déroule bien.
La gestion des achats est un processus stratégique visant à réduire les sommes d'argent dépensées par une entreprise. Il s'agit d'obtenir les biens et services des fournisseurs sélectionnés à la date limite ou avant celle-ci tout en respectant le budget." Cela permet de s'assurer que l'approvisionnement, la demande d'achat, la commande, l'inspection et la concordance sont toutes facturées.
Rôles clés de la gestion de l'approvisionnement
Obtenir des biens et des services auprès de fournisseurs extérieurs peut être une étape cruciale dans de nombreux projets et c'est là que l'équipe de gestion des achats vient à la rescousse. La gestion des commandes, la réception, l'examen et l'approbation des biens provenant des fournisseurs font partie du processus de gestion des achats.
Le processus de gestion des achats vous aidera en permettant à l'entreprise de tirer le meilleur parti de vos relations avec les fournisseurs externes. Voici une liste des principales fonctions de ce processus de gestion :
- Détermination des produits et services à acheter
- Des bons de commande complets sont créés et envoyés aux fournisseurs
- Décider des dates et des méthodes de livraison
- Il aide à acquérir des biens et des services auprès des fournisseurs
- Vérifier et accepter les biens obtenus
- Approuver les paiements aux fournisseurs
- En outre, la gestion des achats aide également à
- Identifier les jalons du contrat avec les fournisseurs
- Comparer la performance des fournisseurs aux termes du contrat
- Identifier et résoudre les problèmes de performance des fournisseurs
- Transmettre le statut de l'approvisionnement à la direction
Les avantages de la gestion des achats
La gestion de l'approvisionnement offre un éventail d'avantages et qui comprennent :
- Le principal avantage offert par la gestion des achats est la réduction des prix et des dépenses.
- Chaque fois qu'une entreprise doit acheter des choses auprès de fournisseurs extérieurs, elle doit élaborer un processus d'approvisionnement.
- On peut s'assurer que les choses sont livrées pour répondre à la demande et aux exigences en utilisant ce processus de gestion des achats.
- Aide à la gestion efficace des ressources
- La gestion des achats offre une plus grande efficacité et transparence
- Elle aide également à la gestion des relations avec les fournisseurs et permet d'obtenir plus de valeur d'un fournisseur ou d'une base d'approvisionnement
- La gestion des achats garantit que tout problème est immédiatement résolu.
- Elle ouvre la voie à l'innovation avec moins de risques
- L'utilisation d'un processus d'approvisionnement garantit que vous tirez le meilleur parti de votre relation avec le fournisseur
- L'efficacité interne de l'organisation s'est améliorée avec le bon processus de gestion des achats
- Elle permet une planification stratégique future
Les inconvénients de la gestion des achats
La gestion des achats présente très peu d'inconvénients, dont les suivants :
- Le coût du contrôle du processus d'achat est un inconvénient de l'utilisation de la gestion de l'approvisionnement
- Le manque de flexibilité de l'entreprise et des employés est un autre inconvénient de la gestion du processus d'approvisionnement
- Le manager doit passer plus de temps à superviser l'ensemble du processus.
Il est important de suivre l'évolution de l'approvisionnement pour s'assurer que tout se passe bien. Les changements dans la main-d'œuvre, ainsi que les développements techniques, peuvent contribuer à améliorer l'ensemble du processus. Un système d'approvisionnement efficace, ainsi que le bon fournisseur et les bonnes ressources, seraient essentiels. Une équipe de personnel hautement qualifié devrait être chargée de la gestion des achats.
Il est toujours préférable pour une organisation de disposer de plusieurs équipes spécialisées dans divers domaines. Chaque équipe serait alors en mesure de traiter les aspects appropriés des achats et disposerait des compétences nécessaires, ce qui rendrait la gestion des achats plus facile et sans tracas.